Dopracuj z urzędem plan, podpisz umowę, na tym etapie pracujecie już wspólnie z przedstawicielem władz samorządowych. W tym momencie strony wspólnie rozpoczynają szczegółowe planowanie projektu realizacji zadania publicznego, określają swoje zobowiązania, opracowują zakres działań, harmonogram i budżet. Etap zakończy się podpisaniem umowy o wspólnej realizacji inicjatywy.
Od tego momentu rozpoczyna się faktyczna współpraca. Odpowiedzialność za realizację zadania ponoszą dwie strony. Finałem ustaleń jest albo umowa o współpracy albo odstąpienie stron od realizacji przedsięwzięcia. Umowa określa dokładnie zobowiązania stron i harmonogram współpracy.
Realizacja zadania w formie inicjatywy lokalnej to w praktyce wspólny projekt mieszkańców i samorządu. Ważną kwestią jest pokrywanie kosztów jego realizacji. Budżet przedsięwzięcia opracowany wspólnie przez strony powinien wyraźnie wskazywać kto i jakie koszty ponosi w ramach przedsięwzięcia. Podkreślić należy, że w ramach inicjatywy lokalnej nie ma przepływów ze strony samorządu do mieszkańców. Samorząd ponosi sam wydatki zgodnie z obowiązującym prawem. Koszty mieszkańców są ponoszone jako praca społeczna lub wkład rzeczowy lub finansowy, który może być przekazany miastu na pokrycie kosztów. Samorząd na realizację zadania może przekazać na czas trwania umowy rzeczy konieczne do realizacji przedsięwzięcia.
Umowa
Gdy szczegóły realizacji inicjatywy zostaną uzgodnione, a formularze wypełnione, następuje moment podpisania umowy. Ważne, aby przed podpisaniem uważnie przeczytać wzór umowy i jej ostateczną wersję. Wszystkie niejasności powinny być wyjaśnione, a zobowiązania stron klarownie przedstawione. Umowa jest podstawowym i najpełniejszym dokumentem opisującym zakres inicjatywy i wszelkie zobowiązania stron. Niedopełnienie warunków umowy może skutkować konsekwencjami (karami) opisanymi w tej umowie.
Samorząd powinien dysponować wzorem umowy o realizację inicjatywy lokalnej. W zależności od specyfiki inicjatywy każdorazowo umowa powinna być modyfikowana i dostosowywana do zakresu inicjatywy, rodzaju wkładu mieszkańców itp. Strona samorządowa powinna podkreślać wagę umowy i płynące z niej zobowiązania, a także konsekwencje, jakie pociąga za sobą niezrealizowanie tych zobowiązań. Należy zadbać o to, aby umowę podpisały osoby, które realnie będą odpowiadać za realizację inicjatywy lokalnej.
Działaj i realizuj swój pomysł
Choć na tym etapie będziecie mieć już podpisaną z urzędem umowę, z harmonogramem i kosztorysem zadania oraz wskazanymi wzajemnymi świadczeniami, zawsze mogą zajść nieprzewidziane wcześniej okoliczności, mające wpływ na przebieg realizacji inicjatywy. W takim przypadku obie strony powinny na bieżąco zgłaszać wszelkie odstępstwa w celu przygotowania niezbędnych aneksów do umowy. Pilnujcie przebiegu działań, ich terminowości oraz zakresu
zadeklarowanego przez mieszkańców wkładu własnego. W przypadku trudności, kontaktujcie się partnerem, czyli urzędem – organizujcie wspólne spotkania, na bieżąco wymieniajcie się informacjami o przebiegu działań, napotykanych trudnościach lub innych okolicznościach istotnych dla realizacji przedsięwzięcia.
Dobre przygotowanie inicjatywy eliminuje wiele zagrożeń, ale takie zagrożenia zawsze mogą się pojawić (przedłużanie się wyboru wykonawcy, choroba lidera, zła pogoda, rezygnacja kilku mieszkańców z udziału w pracach itp.). Przy większych inicjatywach już wcześniej warto przeprowadzić analizę potencjalnych zagrożeń i sposób ich eliminowania. Przy mniejszych po prostu trzeba reagować na bieżąco i ustalać najbardziej optymalne rozwiązania.
O czym jeszcze pamiętać w trakcie realizacji? O dokumentowaniu postępu prac, prawidłowe prowadzenie dokumentacji w wypadku inicjatywy lokalnej ma ogromne znaczenie od początku do samego końca przedsięwzięcia. Formalne zamknięcie inicjatywy lokalnej i końcowa sprawozdawczość (rozliczenie merytoryczno-finansowe) wymagają udokumentowania. Już przy rozpoczęciu prac należy myśleć o sprawozdaniu końcowym: jak udowodnimy, że praca została wykonana na oczekiwanym poziomie, w ustalonym umową zakresie, przy określonym wkładzie
własnym mieszkańców itd. Do tego potrzebna jest dokumentacja obrazująca krok po kroku realizację inicjatywy. Najważniejsza jest dokumentacja czasu pracy społecznej, służy temu formularz karty czasu pracy w ramach inicjatywy lokalnej.
Zrealizowana inicjatywa, co dalej?
Zakończenie realizacji inicjatywy lokalnej wymaga spełnienia dwóch warunków:
1) zamknięcia kwestii formalnych wynikających z umowy, np. rozliczenie wkładu w postaci pracy społecznej.
2) poinformowania mieszkańców, sojuszników i media o osiągniętych efektach. Warto pomyśleć o ciekawej formie prezentacji, np. wystawie zdjęć, uroczystym otwarciu, konkursie na nazwę nowego miejsca itp. To ważne, aby mieszkańcy danej okolicy mieli świadomość, że została zrealizowana inicjatywa.
Najczęściej urząd posiada również gotowy wzór sprawozdania, stanowi on załącznik do umowy o realizację zadania publicznego w formie inicjatywy lokalnej.
Sprawozdanie powinno składać się z dwóch części:
• sprawozdania merytorycznego (zawierającego m.in. informacje, czy i jakie zakładane cele projektu udało się zrealizować i w jakim zakresie oraz dokumentację np. fotograficzną jego rezultatów),
• sprawozdania ze wzajemnych świadczeń (czyli zestawienia świadczeń pracy społecznej w formie kart pracy, zestawienia świadczeń rzeczowych z protokołami przekazania i zestawienia dokumentów finansowych – faktur i rachunków).
Złożenie sprawozdania w formalny sposób zamyka realizację inicjatywy lokalnej. Jednak działania na tym nie kończą się. Warto zadbać o tzw. wartością dodaną czyli rezultaty uzyskane podczas realizacji działań. Inicjatywa lokalna nie zawsze bywa najprostszym sposobem przeprowadzenia zadania publicznego, ale przy zachowaniu odpowiednich zasad może być rozwiązaniem gwarantującym wartość dodaną, mierzoną między innymi trwałością oraz zadowoleniem osób z niej korzystających. Ważnym elementem poszerzającym i utrwalającym efekty inicjatywy
lokalnej jest przygotowanie wydarzenia, podczas którego mieszkańcy będą wspólnie świętować rezultaty swojej pracy oraz publicznie podziękują osobom, mającym swój wkład w jej realizację. Przykładem takiego wydarzenia może być na przykład organizacja pikniku, festynu czy koncertu. W ten sposób inicjatywa zostanie zapamiętana nie tylko przez mieszkańców, którzy ją zrealizowali, ale również za pośrednictwem „poczty pantoflowej” wywrze wpływ na innych, motywując ich do aktywności.
Artykuł sponsorowany w ramach projektu „Aktywizator społeczny” realizowanego przez Stowarzyszenie „w-Akcji”.